Integritetspolicy

Din integritet är viktig för oss. Denna policy beskriver hur Hyresvyn samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du använder vår tjänst för felanmälan och fastighetsförvaltning, samt vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Policyn gäller för dig som är kund hos oss (hyresvärd eller medarbetare med konto) och för hyresgäster som gör en felanmälan via tjänsten.

Är du hyresgäst och har gjort en felanmälan? Då är det din hyresvärd som är personuppgiftsansvarig för dina uppgifter, inte vi. Vi tillhandahåller bara systemet och behandlar uppgifterna på hyresvärdens uppdrag (personuppgiftsbiträde). Vill du veta vad som finns registrerat, få något rättat eller raderat – vänd dig till din hyresvärd. Kontaktar du oss skickar vi frågan vidare dit, men vi får inte besvara den själva.

För allt annat – ditt konto som kund hos oss, besök på hyresvyn.se, prisräknaren, ansökningsformuläret och faktureringen – är personuppgiftsansvarig den som driver tjänsten Hyresvyn:

• Företag: Seravel Holding (enskild firma), som driver tjänsten Hyresvyn
• Ansvarig: Rasmus Andersson
• Organisationsnummer: tillhandahålls på begäran
• Postadress: Odensgatan 30B, 603 36 Norrköping
• E-post: seravelholding@gmail.com

Har du frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, eller vill använda någon av dina rättigheter, kontakta oss på e-postadressen ovan.

Beroende på hur du använder tjänsten behandlar vi:

• Kontouppgifter – namn, e-postadress och behörighetsroll för dig som har ett konto.
• Företagsuppgifter – företagsnamn och organisationsnummer för din verksamhet, och när abonnemanget aktiverats även e-postadress för fakturor och er referens.
• Ansökningar och prisförfrågningar – namn, företag, e-post, telefon, antal lägenheter och det du skriver i meddelandet, samt den aktiveringskod som mejlas till dig.
• Hyresgästuppgifter – namn, telefonnummer och e-postadress till hyresgäster, som hyresvärden lägger in i sitt register. Om hyresvärden använder hyresavtal eller avier ingår även hyresbelopp, avtalsvillkor, personnummer i hyresavtal och aviernas betalstatus.
• Uppgifter i felanmälningar – namn, telefonnummer, e-post, beskrivning av felet, uppgifter om tillträde samt eventuella bifogade bilder.
• Fastighetsuppgifter – adresser till fastigheter och lägenheter.
• Teknisk information – inloggnings- och sessionsdata samt nödvändiga cookies som behövs för att tjänsten ska fungera. När du skickar en ansökan eller prisförfrågan, eller startar demon, sparas dessutom en oläsbar kontrollsumma av din IP-adress i högst ett dygn – enbart för att stoppa den som försöker överbelasta formulären. IP-adressen själv sparas inte.

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänsten (konton, ärendehantering, kalender, rapporter). Rättslig grund: fullgörande av avtal.
• Ta emot och handlägga felanmälningar och kontakta anmälaren vid behov. Rättslig grund: berättigat intresse (att kunna åtgärda fel i fastigheten).
• Besvara ansökningar och prisförfrågningar, skicka aktiveringskod och de mejl som hör till provperioden, samt fakturera abonnemanget. Rättslig grund: åtgärder före avtal och fullgörande av avtal.
• Support och säkerhet – felsökning, förhindra missbruk och skydda tjänsten. Rättslig grund: berättigat intresse.
• Bokföring och andra lagkrav. Rättslig grund: rättslig förpliktelse.

Vi får personuppgifter på följande sätt:

• Direkt från dig när du registrerar konto eller använder tjänsten.
• Från hyresvärden när denne lägger in uppgifter om sina hyresgäster och fastigheter.
• Från hyresgäster som själva skickar in en felanmälan via en QR-kod eller länk.

När en hyresvärd lägger in uppgifter om sina hyresgäster i tjänsten är hyresvärden personuppgiftsansvarig för de uppgifterna, och Hyresvyn behandlar dem som personuppgiftsbiträde enligt hyresvärdens instruktioner.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Åtkomst inom Hyresvyn har endast de som behöver det för att driva och supporta tjänsten. Vi anlitar följande leverantörer (personuppgiftsbiträden), som endast behandlar uppgifterna enligt våra instruktioner:

• Supabase – databas, inloggning och lagring av bilder.
• Vercel – webbhotell och drift av webbplatsen.
• Sentry – felövervakning. Om något kraschar skickas en teknisk felrapport (t.ex. webbläsare, sidadress och IP-adress) så att vi kan rätta felet. Lagras inom EU (Tyskland).
• Resend – utskick av transaktionsmejl (t.ex. bekräftelser och notiser). Mejlen kan innehålla namn, e-postadress och telefonnummer, uppgifter ur en felanmälan – till exempel beskrivningen av felet och adressen till lägenheten – samt hyresavier med belopp, förfallodag, referens och betalkonto.
• OpenStreetMap / Nominatim – uppslag av fastighetsadresser för kartvisning. Uppslaget görs från vår server, så din IP-adress skickas aldrig dit.

Fakturor skriver vi i ett eget faktureringsverktyg, som Seravel Holding självt ansvarar för och som har sin databas hos Supabase i Frankfurt. Dit går fakturauppgifter om dig som är kund: företagsnamn, organisationsnummer, e-postadress för fakturor, referens och antal lägenheter. Inga hyresgästuppgifter skickas dit.

Följande är inte våra biträden utan självständiga mottagare, som ansvarar själva för det de tar emot:

• OpenStreetMap Foundation – själva kartbilderna. När en karta ritas hämtar din webbläsare kartrutorna direkt därifrån, och den servern ser då din IP-adress. Svarar OpenStreetMap inte används Esri / ArcGIS Online (USA) som reserv. Kartor visas bara för inloggade användare på en fastighets egen sida – aldrig för hyresgäster som felanmäler.
• Google – vår e-postbrevlåda (Gmail) för support och kontakt. Dit kommer det du själv mejlar oss, och notiser om nya ansökningar, registreringar och aktiveringar med kontaktpersonens namn och e-post. Klickar du på en länk till Google Maps i tjänsten öppnas adressen hos Google.

Väljer hyresvärden att anlita en extern entreprenör för ett ärende kan de dela just det ärendet med entreprenören via en tidsbegränsad länk. Entreprenören ser då felbeskrivning, adress, bilder samt kontakt- och tillträdesuppgifter för det enskilda ärendet – aldrig något annat. Hyresvärden ansvarar för valet av entreprenör.

Tjänstens databas och filer ligger hos Supabase i Stockholm. Fakturauppgifterna om dig som kund ligger i faktureringsverktyget i Frankfurt. Båda är inom EU/EES. Resend, Vercel, Sentry, Esri och Google är amerikanska bolag: Resend, Esri och Google (vår e-postbrevlåda) kan behandla uppgifter i USA, och Vercel och Sentry driftas i EU men moderbolagen kan nås av amerikansk rätt. Sådan överföring sker med lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR – EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller anslutning till EU–US Data Privacy Framework.

Vi sparar personuppgifter bara så länge det behövs för ändamålet, och därefter så länge lagen kräver:

• Kontouppgifter: så länge du har ett aktivt konto. När avtalet upphört finns uppgifterna kvar i minst 30 dagar, så att hyresvärden hinner ta ut sin export, och raderas sedan senast inom sex månader – tidigare om hyresvärden begär det (användarvillkoren punkt 7). Fakturor och annat bokföringsunderlag sparar vi i sju år enligt bokföringslagen.
• Hyresgäst- och ärendeuppgifter: så länge hyresvärden använder tjänsten och enligt hyresvärdens instruktioner. Ett åtgärdat ärende gallras automatiskt vid månadsskiftet efter att 24 månader gått sedan det markerades som åtgärdat: anmälarens namn, telefon och e-post tas bort, liksom beskrivningen av felet, alla meddelanden i ärendet och eventuella bilder. Kvar blir rubrik, kategori, status och tidpunkter – så att hyresvärden kan visa att ärendet kom in och hanterades, utan att uppgifterna om vem som anmälde det eller vad som skrevs finns kvar. Anteckningar i underhållskalendern som är äldre än 24 månader rensas samtidigt.
• Hyresavtal och hyresavier: så länge hyresvärden har dem kvar i tjänsten. Tjänsten gallrar dem inte automatiskt. Det är hyresvärden som avgör hur länge de behövs – till exempel för att bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation sparas i sju år – och som tar bort avtal och avier som inte längre behövs. När hyresvärden slutar som kund gäller samma sak som för kontot ovan.
• Ansökningar om att bli kund: 24 månader efter att ansökan skickades. En aktiveringskod som aldrig används tas bort 30 dagar efter att den gått ut, vid nästa månadsskifte.
• Kontaktuppgifter från prisräknaren: 12 månader. Antal lägenheter och beräknad summa behålls som statistik, utan namn eller e-post.

Raderade uppgifter kan finnas kvar i automatiska säkerhetskopior i upp till sju dagar, varefter de skrivs över. Kopiorna används bara för att återställa driften efter ett fel, aldrig för något annat.

Är du hyresgäst? Då utövar du rättigheterna nedan mot din hyresvärd, som är personuppgiftsansvarig – se punkt 2. Skriver du till oss skickar vi begäran vidare dit, men vi får inte besvara den själva.

Enligt GDPR har du följande rättigheter. Gäller din begäran ett kundkonto hos oss, hyresvyn.se, prisräknaren eller ansökningsformuläret – kontakta oss på seravelholding@gmail.com.

• Rätt till tillgång – få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig och få en kopia (registerutdrag).
• Rätt till rättelse – få felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade.
• Rätt till radering – få dina uppgifter raderade när de inte längre behövs (”rätten att bli bortglömd”).
• Rätt till begränsning – begära att behandlingen begränsas i vissa fall.
• Rätt att invända – invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Rätt till dataportabilitet – få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Rätt att återkalla samtycke – när som helst, utan att det påverkar behandlingen som skedde innan återkallelsen.

Vi använder bara nödvändiga cookies och lagring: inloggning, säkerhet och att komma ihåg ditt val av tema och språk. De krävs för att tjänsten ska fungera och behöver därför inget samtycke.

Vi använder inga cookies för statistik, analys eller marknadsföring, vi har ingen spårningspixel och vi delar inga uppgifter med annonsnätverk. Därför visar vi ingen cookiebanner – det finns inget att välja. Skulle det ändras frågar vi dig först.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):

www.imy.se

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid på denna sida, med datum för senaste ändring högst upp.