Varför de stora systemen sällan passar
Marknaden för fastighetssystem är byggd för kommunala bostadsbolag och stora privatvärdar. Systemen är kompetenta, men de förutsätter att någon arbetar heltid med förvaltning, att införandet kan ta månader och att priset kan räknas i sexsiffriga belopp per år.
Har ni hundrafemtio lägenheter och sköter det med några få personer blir sådana system fel i tre led: för dyra, för tunga att komma igång med och fulla av funktioner ni aldrig rör. Alternativet blir ofta Excel plus telefon – vilket fungerar tills det inte gör det.
Vad som faktiskt behövs
- En väg in för felanmälningar som hyresgästerna använder frivilligt, utan app eller inloggning.
- Ärenden med historik – nummer, status, vem som gjorde vad och när.
- Bestånd på ett ställe – fastigheter, lägenheter, hyresgäster och kontaktuppgifter.
- En kalender för planerat underhåll, så att OVK, stamspolning och sotning inte glöms bort.
- Något att visa när styrelsen, banken eller delägaren frågar hur förvaltningen sköts.
Hyresavtal och hyresavier ingår i abonnemanget. Ni betalar inte extra för dem, och ni behöver inte använda dem.
Återkommande fel blir synliga
Ett av de tydligaste argumenten för att samla ärendena är att mönster framträder. Tre avloppsstopp i samma lägenhet på ett kvartal ser ut som tre småsaker när de kommer via telefon med veckors mellanrum. I en lista blir det uppenbart att stammen behöver undersökas – och att det blir billigare att göra det än att spola var sjätte vecka.
Personal och roller
Även små organisationer har olika behov: en administratör som ska kunna allt, en fastighetsskötare som ska se sina jobb i mobilen, och kanske en revisor eller delägare som bara ska kunna läsa. Rollstyrd åtkomst gör att ingen råkar ändra något de inte borde.
Extern hantverkare utan konto
Anlitar ni rörmokare eller elektriker utifrån ska de inte behöva ett konto i ert system. En tidsbegränsad länk till det enskilda ärendet räcker: de ser adress, felbeskrivning, bilder och tillträdesuppgifter, kan kommentera och markera jobbet utfört. Länken kan återkallas.
Vad det kostar
Åtta kronor per lägenhet och månad, lägst 249 och högst 995 kronor, allt exklusive moms. Ett bestånd på 25 lägenheter kostar alltså 249 kronor, ett på hundra lägenheter 800 kronor och ett på tvåhundra 995 kronor. Parkering och förråd kostar ingenting, och det finns inga tilläggsmoduler – hyresavtal och hyresavier ingår. Har ni fler än trehundra lägenheter lämnar vi en offert. Det finns ingen bindningstid vid månadsbetalning, och uppdateringar ingår. Excel-import av beståndet och utskrift av QR-skyltarna ingår alltid; vill ni slippa förarbetet gör vi det åt er mot en engångsavgift.
Svensk tjänst – uppgifterna lagras i Stockholm
Beståndet och hyresgästernas uppgifter lagras i Stockholm, data separeras per bolag och personuppgiftsbiträdesavtal ingår. Det är en rimlig fråga att ställa till varje leverantör som ska hantera era hyresgästers uppgifter.